Afinal, como fazer a conciliação bancária? Descubra agora!
O planejamento, controle e gestão financeira são processos que demandam relatórios, dados e informações de diversos departamentos de uma empresa. Dentro desse ambiente, surge o importante papel da conciliação bancária.
Basicamente, esse é um processo muito simples de ser feito, entretanto, pouco explorado e aproveitado pelos empresários. Pensando nisso e na importância do assunto nós resolvemos escrever este artigo.
Nele, mostraremos tudo o que você precisa saber sobre a conciliação bancária, passando pelo seu conceito e aplicação prática. Continue lendo!
O que é a conciliação bancária?
A conciliação bancária é o nome que se atribui ao processo de comparação das entradas e saídas que são apontadas no extrato do banco com o controle interno da empresa. Diariamente, ocorrem pagamentos e recebimentos nas contas bancárias do negócio e esses dados devem ser registrados no controle interno, que pode ser feito por meio de sistemas ou simples planilhas.
Ao final de um período, ambos os relatórios são confrontados para que seja possível identificar uma relação exata entre o que foi registrado nos extratos bancários e os dados anotados no sistema interno de controle.
Qual a finalidade da conciliação bancária nas empresas?
Algumas pessoas podem acreditar que esse é um trabalho desnecessário que acaba repetindo o que já está escrito no extrato, entretanto esse pensamento é totalmente equivocado. Ainda que muitos empreendedores negligenciem esse processo ele é essencial para garantir o perfeito funcionamento do departamento financeiro.
Fazer uma boa conciliação bancária facilita a identificação de eventuais tentativas de fraude. Pense na seguinte situação: em um determinado dia você nota estranhamente que foi pago um valor no qual não se lembra.
Se você tem um bom controle interno e faz a conciliação bancária fica fácil identificar que determinada transação não faz parte do setor de contas a pagar da empresa, possibilitando o rastreio do pagamento indevido. Quem não adota esse procedimento corre um sério risco de sequer saber que aconteceu um desvio.
Dessa forma, os relatórios internos gerados pela empresa passam a ter um saldo bancário mais confiável e totalmente compatível com a realidade. Além disso, para as empresas que exportam o movimento financeiro para enviar ao setor de contabilidade a conciliação bancária se torna ainda mais importante.
Isso porque, o seu contador não está dentro do setor financeiro para saber o que de fato foi pago e recebido. Sendo assim, ao executar esse procedimento o nível de qualidade da informação enviada para a contabilidade se torna consideravelmente maior, facilitando a emissão de relatórios contábeis e outros dados vitais para a saúde financeira do negócio.
Como fazer a conciliação bancária na prática?
Agora que você entendeu o conceito da conciliação bancária e a sua função no ambiente empresarial mostraremos algumas dicas práticas de como implementar esse processo. Continue lendo!
Implemente um sistema de controle interno
O primeiro passo é criar um sistema de controle interno. Esse processo pode ser feito facilmente por meio de planilhas gratuitas elaborados no Excel, por exemplo. No entanto, utilizar softwares específicos para essa finalidade pode ser mais interessante.
Obviamente, para negócios que estão em uma fase embrionária esse pode ser um custo dispensável. Porém, se você já passou dessa etapa e vem movimentando quantias relativamente maiores em dinheiro deve começar a pensar nessa possibilidade.
Os sistemas de gestão, além de facilitarem o controle interno, também auxiliam na integração dos setores para que exista compatibilidade entre os processos executados em cada um deles. Por exemplo, assim que uma nota fiscal de venda é emitida, o departamento financeiro já recebe a informação e inicia o processo de recebimento do cliente.
Faça a listagem de todas as contas bancárias utilizadas
Outro detalhe que você precisa ter atenção é com relação a listagem das suas contas bancárias. O processo de conciliação deve ocorrer em todas elas, mesmo naquelas que não têm tanta movimentação mensal.
Lembre-se, o objetivo principal é controlar melhor os seus saldos financeiros, portanto se você deixar de conciliar uma conta com movimento inferior passará uma espécie de maquiagem nas suas finanças, prejudicando severamente o fornecimento de informações para a sua contabilidade, o que também pode impactar na apuração tributária da empresa, afinal, nos extratos bancários podem existir informações de recebimentos de vendas, ou seja, receitas financeiras.
Defina o período de análise
A conciliação bancária é um processo que pode ser realizado em diversas periodicidades. Existem empresas que fazem a conferência a cada mês, semana e, até mesmo, diariamente. Tudo vai depender do tamanho do seu negócio e das suas necessidades.
Entretanto, é indicado que a conciliação bancária seja feita, pelo menos, de forma mensal. Isso porque, dentro dos meses são finalizadas diversas informações que impactam no fechamento contábil, apuração tributária, questões trabalhistas etc.
Portanto, se a sua empresa não tem a necessidade de fazer conciliação a cada dia ou semana, ela deve ser feita a cada quinzena ou mês, dependendo do tamanho do seu movimento.
Crie uma rotina de execução dos procedimentos de conciliação
Também é importante que você crie uma rotina de execução dos procedimentos de conciliação para passar ao setor financeiro. Após determinar o período de análise você pode estabelecer algumas regras como, o dia em que a conciliação deve ser finalizada e os processos que vêm antes dela como, a impressão de extratos, relatórios financeiros etc.
Além disso, também é importante definir as datas em que a movimentação financeira conciliada será enviada para a contabilidade. Nesse caso, você deve combinar com o escritório ou profissional contratado o melhor momento para o envio desses dados. Assim, ele terá tempo hábil para fazer a escrituração e gerar todas as obrigações e informações que lhe competem.
Por fim, podemos concluir que a conciliação bancária é um processo muito benéfico para a empresa. Se executada de forma correta, ela gera informações precisas e de extrema qualidade para os gestores do negócio, facilitando o processo de tomada de decisões importantes e que impactarão diretamente nos seus resultados.
Se você gostou dessas informações, mas ainda tem dúvidas sobre como fazer a conciliação bancária em sua empresa entre em contato conosco. Dessa forma, nosso especialista pode entender melhor sua necessidade e oferecer a melhor solução para esse processo.
