4 dicas práticas para gestão de documentos em pequenas empresas
Negligenciada por muitos empresários, a gestão de documentos é uma tarefa essencial em toda e qualquer tipo de empresa, mesmo em negócios menores e com fluxo reduzido.
Por meio dessa atividade, o seu negócio poderá armazenar dados e informações importantes e que podem ser utilizadas no futuro, como meio de comprovação ou defesa de um fato.
Neste artigo, mostraremos a você 4 dicas práticas para gerenciar seus documentos, sejam eles físicos ou digitais. Acompanhe!
1. Classifique os documentos por tipo de uso
O primeiro passo para uma gestão de documentos eficiente é separar cada um deles por tipo de uso. Por exemplo: existem aqueles que são manuseados com muita frequência, como fichas de cadastro de clientes, contratos, dados da empresa, entre outros.
Esses documentos devem ser armazenados em um local de fácil acesso e, de preferência, em um armário ou sala que fique próximo dos colaboradores que mais utilizam seus dados e informações.
Outro exemplo prático dessa classificação é a identificação de documentos que podem ser descartados ou digitalizados. É importante ter essa definição bem clara para não cometer o erro grave de descartar um papel que precisa ser guardado por certo tempo.
2. Crie uma rotina de digitalização
Os documentos armazenados digitalmente também devem ser organizados e classificados em cada departamento do seu negócio. Para tanto, é preciso criar uma rotina de digitalização, de modo que esse arquivo seja perfeitamente organizado.
Você pode, por exemplo, definir um período semanal ou mensal para a realização desse trabalho extra. Pode, ainda, propor que seja feita uma escala para que os colaboradores realizem essa tarefa de forma rotativa.
Assim, além de evitar que os papéis sejam acumulados, você não cansa ou causa tédio em seus funcionários, uma vez que eles não precisarão executar essa atividade com muita regularidade e frequência.
3. Armazene os documentos pelo tempo legal necessário
Chegamos a um ponto muito importante do assunto de gestão de documentos. Você precisa saber que a Lei determina que alguns papéis ou arquivos digitais sejam armazenados por um tempo mínimo.
Por exemplo, os arquivos XML das Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) precisam ser mantidos em arquivo digital por, no mínimo, 5 anos após a sua emissão. Outros documentos fiscais também utilizam esse mesmo prazo.
Documentos que comprovam o pagamento de contribuições previdenciárias podem chegar até 30 anos de arquivamento. Portanto, antes de qualquer ação de descarte, você precisa analisar se determinado papel não está sob obrigatoriedade de guarda por parte da sua empresa.
Caso seja necessário comprovar alguma situação em fiscalizações ou auditorias, além de não conseguir fazer isso, você também pode ser multado por ter perdido determinado documento.
4. Realize backups regularmente
Por fim, quando se trata de documento digital, é preciso criar uma rotina de backup — de preferência, em um curto espaço de tempo. Isso evita que os arquivos sejam perdidos por falhas de comunicação entre servidores, queda de energia ou danos no computador que abriga o arquivo eletrônico.
Também é recomendado que existam mais 2 ou 3 locais de guarda dos backups realizados. Isso porque, se algum deles vier a se perder ou deteriorar, você terá uma segunda ou terceira cópia de segurança para substituir a principal.
Com essas dicas, você poderá realizar uma gestão de documentos muito eficiente em seu negócio. A vantagem é que terá a tranquilidade de saber que todos os seus papéis e arquivos estão devidamente protegidos.
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