O que são passivos trabalhistas e como um contador pode auxiliar na redução deles?
Para uma empresa alcançar bons resultados, é preciso que se disponha a cumprir certos deveres de gestão. Desorganização e falta de planejamento geram consequências prejudiciais para o negócio, provocando problemas como os passivos trabalhistas. Algumas ações preventivas e o auxílio de um contador trabalhista podem ajudar nessa questão.
Toda empresa que tem funcionários deve cumprir algumas obrigações trabalhistas e recolher seus devidos encargos sociais. Quando isso não ocorre, ela precisa arcar com pagamentos indenizatórios, o que pode prejudicar gravemente suas finanças.
Para entender melhor o passivo trabalhista, continue conosco. Neste post, você descobrirá como evitar o problema e proteger sua empresa de consequentes complicações financeiras. Boa leitura!
Em que consistem os passivos trabalhistas?
Passivo trabalhista é o resultado do descumprimento de obrigações com os trabalhadores e do não recolhimento dos encargos sociais devidos (por um empregador pessoa física ou jurídica). Desse modo, a soma de todas as dívidas decorrentes das condições citadas compõe o passivo trabalhista.
No entanto, por não se tratar de uma cobrança imediata, muitos empregadores acabam negligenciando esses deveres. O pagamento do passivo só é exigido quando ocorrem as reclamações trabalhistas ou fiscalizações dos órgãos responsáveis.
Quais são as ocorrências mais comuns?
Entre todos os casos, os mais comuns estão relacionados à falta de registro na carteira de trabalho, ao não pagamento de horas extras e à ausência do recolhimento de verbas rescisórias. Confira cada um dos mais frequentes a seguir!
Contratação sem carteira de trabalho
A contratação de um funcionário por acordo verbal, sem constar o registro em carteira, configura uma das mais presentes ocorrências de passivo trabalhista que existem. Com a Reforma Trabalhista a multa passou a ser R$ 3.000,00 por empregado não registrado, porém ela trouxe novos meios legais de contratação que visam facilitar a formalização dos empregos, sejam eles contratos temporários ou por demanda.
Não pagamento de horas extras
É natural que alguns funcionários trabalhem além do horário para cumprir demandas. Em certos casos, isso se torna habitual e alguns empregadores chegam a encarar como um favor que o trabalhador realiza para a empresa.
Essa é outra questão que gera diversas ocorrências de passivo trabalhista. Ao sair do emprego, o ex-funcionário pode mover uma ação pelas horas que não foram pagas. Para evitar o problema, é essencial investir em um controle rígido que determine quanto o empregador deve em horas extras — ou o assegure judicialmente caso não deva.
Não pagamento das verbas rescisórias
No cálculo da rescisão, o funcionário tem direito a receber o décimo terceiro, férias proporcionais, além de outros valores como a multa sobre o saldo do FGTS.
Assim como as horas extras, pode ocorrer a falta ou o pagamento incorreto das verbas rescisórias, que são variáveis dependendo do motivo da demissão. O pagamento incorreto destas verbas pode resultar em mais um passivo trabalhista.
Como o passivo trabalhista pode prejudicar a empresa?
Você já viu que o passivo trabalhista pode causar muitos malefícios, desde problemas trabalhistas até complicações judiciais, comprometimento financeiro e outros. Para evitar esse tipo de contratempo, é importante investir em medidas preventivas, começando pelo bom relacionamento com os funcionários.
Cada um precisa saber seus direitos e confiar na empresa. Desse modo, tanto a companhia quanto o colaborador têm interesse em manter medidas que garantam o controle da relação trabalhista, expressando a realidade da empresa.
Por fim, sabemos que manter tudo organizado exige certa dedicação, além de conhecimentos específicos. Por isso, é extremamente indicado contar com o apoio de profissionais contábeis, que se mantenham atualizados sobre os deveres trabalhistas que a empresa tem e garantam os direitos dos próprios funcionários.
Qual é a função do contador trabalhista nesse gerenciamento?
Foi-se o tempo em que a função da contabilidade era guardar livros e atualizar carteiras de trabalho. Atualmente, o contador trabalhista pode (e deve) ter um papel estratégico dentro das empresas, atuando como provedor de soluções na gestão de pessoas.
Com a chegada da reforma e a fiscalização trabalhista em tempo real, advinda do eSocial, os empreendedores precisam de um profissional que esteja atualizado sobre essas exigências, dispondo de tecnologia e recursos para enviar todas as obrigações nas datas corretas. Assim, é possível evitar o aumento do passivo trabalhista.
A ajuda especializada também pode assessorar e capacitar os colaboradores de RH da empresa, fomentando práticas que evitem os riscos de futuros processos trabalhistas e mantenham um clima organizacional saudável.
Entenda que a redução dos passivos tem mais a ver com prevenção do que correção. Por isso, o contador trabalhista é o apoio necessário para identificar as fragilidades da empresa, corrigindo-as e oferecendo recursos para evitar futuros problemas ou perdas.
Que ações podem reduzir o passivo trabalhista?
Entre as práticas necessárias para a redução do passivo trabalhista, algumas podem ser adotadas imediatamente e reduzir riscos financeiros. Já outras requerem suporte especializado, mas conhecê-las é essencial para a tomada de ações necessárias. Leia a seguir e entenda.
Organize a documentação
Deixe os arquivos, tanto físicos quanto digitais, separados por mês e ano. Essa ação poupa tempo e evita a perda de documentos que podem ser cruciais para atender às exigências de uma fiscalização ou um processo judicial. Mantenha um espaço para guardar as folhas de pagamento dos últimos dez anos, bem como:
- contratos de trabalho;
- termos de rescisão;
- recibos de pagamento;
- termos diversos;
- folhas de ponto, entre outros documentos que sua contabilidade julgar necessário.
Colete sempre as assinaturas
Um erro comum dos setores de pessoal é não pedir a assinatura em recibos de pagamento e documentos da área, seja por falta de tempo, seja por desconhecimento do quão importante ela é para o respaldo jurídico.
Como provar que o funcionário recebeu férias e foi avisado sobre elas no prazo legal? De que forma alegar que estava ciente dos descontos e proventos obtidos ou que optou por não receber mais o vale-transporte? A assinatura nesses documentos pode parecer mera formalidade, porém evita que a empresa pague por erros não cometidos.
Realize auditorias periodicamente
Auditorias internas ajudam a analisar questões que podem resultar em passivos trabalhistas. A reunião de diferentes áreas ou uma empresa externa vão avaliar a situação dos contratos terceirizados, temporários, CLT e de estagiários. Será levantado se o registro do ponto, o armazenamento de arquivos e a obediência à legislação estão sendo realizados corretamente.
Otimize o processamento da folha
Invista em um sistema para otimizar a emissão da sua folha de pagamento e evitar erros de cálculo. O ideal é que a ferramenta ofereça integração com a folha de ponto e o envio das obrigações mensais para o governo.
Modernize a gestão
Gerentes, supervisores e a direção precisam passar por um alinhamento, entendendo a necessidade de reduzir os passivos trabalhistas e evitar futuras ocorrências. É essencial ter uma postura contrária ao assédio moral e ao abuso com horas extras, criando uma cultura que valorize o capital humano e partilhe com ele as principais ações da organização.
A legislação mudou e as empresas precisam acompanhar esse movimento. Não segui-la leva ao aumento dos passivos trabalhistas — que, como vimos, podem prejudicar seriamente a gestão. Diante desse cenário, percebemos a relevância de ter um contador trabalhista capacitado para trazer eficiência à área e reduzir os riscos de perdas financeiras.
A Reforma Trabalhista gera preocupações? Manter-se informado pode ajudar. Aproveite para conhecer 4 das principais mudanças trazidas por ela e veja se sua empresa atende aos requisitos!
