Não perca 5 livros contábeis essenciais para o seu negócio
Os livros contábeis são uma forma de registrar e guardar todas as informações financeiras e econômicas de uma empresa. Além de serem obrigatórios por lei — pelo menos 3 deles —, esses documentos são uma garantia da veracidade das informações prestadas ao fisco, peças úteis para a consulta das movimentações e aliados do planejamento estratégico.
Essa escrituração contábil é obrigatória para todas as empresas, exceto aquelas enquadradas no MEI. Porém, além das exigências legais, os livros da contabilidade têm a função de controlar as finanças de maneira apurada, imprimir transparência à gestão e evitar que a empresa sofra danos financeiros após alguma fiscalização.
Detalharemos a seguir os 5 livros contábeis mais importantes. Conheça um pouco mais sobre as particularidades e a relevância de cada um deles!
1. Livro diário
Tal registro — assim como o livro razão — é obrigatório pela legislação tributária e exige a assinatura do contador responsável e do empreendedor. Deve ter um termo de abertura, de encerramento e páginas numeradas. Também precisa ser autenticado na Junta Comercial após sua confecção.
Sua função é registrar todas as movimentações da empresa em termos de débito ou crédito. É separado por dia e deve conter a conta contábil de cada operação, sendo apresentada por um breve histórico e valor. A empresa deve manter os lançamentos em ordem cronológica e registrar as informações do primeiro ao último dia do ano.
2. Livro razão
Apesar de exigido legalmente, o livro razão não necessita de registro autenticado na Junta. Apresenta os saldos das contas contábeis do ano. Em resumo, todos os registros apresentados no diário são agrupados e apurados neste livro, separados por conta.
Seu maior foco são as contas que afetam o patrimônio da empresa. É por meio dele que se obtém o resultado final do exercício. Esse tipo de documento deve ser guardado pela organização por um prazo igual ou superior a 5 anos.
3. Livro caixa
Sua obrigatoriedade é exigida apenas para as empresas que atuam no regime do Simples Nacional. No entanto, ele é importante por auxiliar na elaboração da DFC — Demonstração de Fluxo de Caixa —, relatório obrigatório para todas as empresas.
Sua elaboração deve conter o termo de abertura e encerramento, as devidas assinaturas e a autenticação. Ele serve para registrar todas as entradas e saídas de capital da empresa, ou seja, a movimentação financeira do dinheiro. Bons sistemas de gestão de fluxo de caixa registram esses dados automaticamente e podem facilitar sua elaboração.
4. Livros de registro de saída e entrada
Não são essenciais para a escrituração legal, mas servem para registrar todas as saídas e entradas de mercadorias da empresa, sejam por motivo de compra de matéria-prima e venda de produtos, sejam até mesmo pela saída de bens móveis — veículos, máquinas e equipamentos — da organização.
5. Livro de registro de duplicatas
A Lei n.º 5 474 de 1968 exige que esse livro seja elaborado para as empresas que vendem por meio de emissão de duplicatas, com prazos superiores a 30 dias. Nele, são transcritas todas as duplicatas emitidas por ordem cronológica, constando o valor do crédito e a fatura que originou cada uma delas.
Em 20 de dezembro de 2018, foi sancionada a Lei n.º 13 775, que informa que esse registro pode ser realizado por meio eletrônico, desde que observados os preceitos estabelecidos pela própria legislação.
Neste post, você conheceu um pouco mais sobre a função dos livros contábeis dentro do negócio, descobriu quais deles são obrigatórios e quais têm papel complementar para melhorar o planejamento financeiro e contábil. Mantenha sempre seus registros — físicos e/ou digitais — organizados, buscando parceria com uma contabilidade idônea e que o auxilie nesse e em outros processos.
Após conhecer a importância dos livros contábeis, aproveite também para saber quais relatórios da contabilidade são cruciais para a tomada de decisão no seu empreendimento!
