O que é aging list e como pode otimizar a empresa?
Quem quer uma empresa sustentável e organizada precisa ter em mente uma série de fatores. O descontrole sobre as contas a pagar e receber indica falta ou uso inadequado dos recursos disponíveis para gestão financeira. Uma ferramenta como a aging list é capaz de aumentar a compreensão do gestor sobre as informações financeiras da empresa.
Quer entender melhor o que é a aging list e como ela funciona? Veja mais sobre o assunto a seguir!
O que é uma aging list?
Aging list pode ser traduzido livremente como uma “lista de envelhecimento”. Ela é uma forma de listar as informações das contas a pagar e receber da empresa em tabelas separadas por períodos.
Geralmente, as aging lists são organizadas levando em conta períodos de 30 dias. Com a organização dos pagamentos e recebimentos em uma ordem cronológica é possível verificar se existe uma relação saudável entre despesas e entradas de recursos, garantindo uma maior saúde financeira para a empresa. Além disso, caso se verifique a possibilidade de problemas em um futuro próximo, a previsão permite que o gestor aja preventivamente.
Como a aging list pode ajudar na organização de uma empresa?
A aging list é muito útil para a organização das finanças de um negócio. Por meio dela, é possível fazer uma análise rápida e simples do saldo financeiro do negócio e a evolução em um determinado período de tempo. Informação é um elemento poderoso no processo de tomada de decisão e, por isso, a coleta de dados não deve ser negligenciada.
Além de deixar os pagamentos de fornecedores em ordem, evitando esquecimentos ou atrasos desnecessários, a aging list tem um grande poder como ferramenta de otimização da cobrança na empresa. Como a empresa tem listados todos os próximos pagamentos, é possível acompanhar se eles estão sendo feitos nos prazos corretos.
Esse acompanhamento permite criar estratégias que buscam reduzir riscos financeiros, como:
- envio de lembretes de vencimento aos clientes, melhorando as chances de recebimento dentro do prazo pactuado;
- reconhecer rapidamente os valores e tempo de atraso das dívidas em aberto, permitindo diversos tipos de cobrança de acordo com o perfil de cada dívida e de cada devedor;
- identificar quais são os recebimentos prioritários da empresa, tanto por ordem de valor quanto por antiguidade da dívida;
- tomar decisões importantes como a ruptura de contratos, ajuizamento de ações de cobrança e outras medidas mais extremas.
Quais as diferenças entre a aging list e o fluxo de caixa?
Apesar das semelhanças com o fluxo de caixa, a aging list é uma ferramenta diferente. O interessante é utilizar os dois recursos na gestão das finanças da empresa como recursos complementares, pois cada um deles tem um propósito diferente na administração financeira.
O fluxo de caixa demonstra o que deve ser pago e recebido de modo geral. Já a aging list é mais específica e separa os valores por categorias especiais, listando, por exemplo, o que cada cliente tem a pagar ou o que deve ser quitado junto aos fornecedores.
O uso das ferramentas em conjunto permite extrair o máximo de benefícios de cada uma delas. Assim, é possível aperfeiçoar ainda mais o controle financeiro e melhorar os resultados financeiros da empresa.
Como fazer uma aging list de maneira eficiente?
A exemplo do fluxo de caixa, a aging list pode ter um formato de planilha eletrônica, com o uso de fórmulas prontas e tabelas dinâmicas. A definição dos campos presentes nas tabelas é um ponto-chave para que ela seja eficiente. Entre os principais dados, devem estar presentes:
- identificação do fornecedor ou cliente;
- data de pagamento ou vencimento;
- divisão por despesas e receitas;
- divisão em grupos (com vencimento por dia, como em 15 ou 30 dias);
- situação do cliente;
- tipo de duplicata e situação.
Além de identificar os campos necessários para a configuração da aging list, é importante pensar qual será o meio de controle das informações. Alguns gestores gostam de planilhas, outros preferem um sistema ERP.
O importante é que a forma de trabalho escolhida permita gerar relatórios esclarecedores e fáceis de entender. Além disso, toda e qualquer operação repetitiva que possa ser automatizada deve ser deixada para os sistemas.
A automação parece algo muito distante da vida das empresas de pequeno porte, mas hoje já existem recursos disponíveis no mercado voltados para esse público. Vale a pena pesquisar!
Por fim, vale lembrar que o corte temporal de 30 dias é um padrão usual, mas não necessariamente obrigatório. O acompanhamento de períodos mais curtos é muito útil para empresas com alto nível de inadimplência, e o administrador é sempre a melhor pessoa para dizer qual é o corte temporal adequado para a empresa.
Quais os benefícios da aging list para as empresas?
A aging list ajuda o gestor em diversos aspectos da rotina financeira. Os principais benefícios que a aging list pode trazer para o aperfeiçoamento de gestão de uma empresa são:
- permite a identificação da saúde da empresa de acordo com cada corte temporal;
- prevê a necessidade de mudanças na gestão, como um maior investimento em marketing, mudança de estratégia de vendas ou renovação da carteira de clientes;
- melhora o controle e organização dos valores pendentes, garantindo uma boa relação com fornecedores;
- ajuda a controlar a inadimplência e a evitar que um aumento nela passe despercebido pelos gestores;
- auxilia no aprimoramento dos processos e cronogramas de cobrança, evitando que os valores pendentes fiquem esquecidos ou que a cobrança seja lenta demais, agravando a inadimplência na empresa;
- facilita a criação de relatórios baseados em fatos da própria empresa para apoiar a tomada de decisões gerenciais;
- permite controlar, por meio de métricas numéricas objetivas, o cumprimento das metas e do planejamento estratégico da empresa;
- facilita a decisão sobre o momento ideal para realizar despesas extraordinárias ou investimentos;
- assegura um maior controle sobre a vida financeira da empresa, fundado nos ciclos do faturamento e dos vencimentos de despesas recorrentes;
- traz uma visão realista e objetiva do desempenho da empresa, permitindo identificar a melhora ou piora na situação ao longo do tempo.
Entender bem o funcionamento da aging list e fazer bom uso dessa ferramenta é um diferencial para o gestor comprometido com o crescimento sustentável da empresa. Para se manter competitivo, o negócio deve contar com uma gestão eficiente e bem estruturada.
A implantação de uma aging list no controle de contas a pagar e receber da empresa fornece informações valiosas e possibilita a tomada de decisões importantes com base em dados confiáveis.
Está precisando de ajuda para organizar a contabilidade de seu negócio? Fale conosco para obter um atendimento de acordo com suas necessidades.
