Entenda o que é eSocial e se sua empresa deve aderir
A falta de conhecimento sobre o que é eSocial pode fazer com que várias empresas não se adequem ao novo programa. Embora possa parecer mais uma burocracia que chegou apenas para confundir os empregadores, o sistema veio para facilitar a vida dos empreendedores brasileiros.
Não está acreditando? Acompanhe este artigo e descubra tudo o que você precisa saber sobre o eSocial, incluindo sua obrigatoriedade. Boa leitura!
O que é eSocial e quais são seus objetivos?
O eSocial é um sistema que surgiu de um desdobramento do projeto SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital. Basicamente, ele visa a integrar todas as obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas em uma única declaração.
Assim, o eSocial abrange o envio da folha de pagamento, guias de recolhimento do FGTS, INSS, envio de CAGED, SEFIP, entre outras. Trata-se, portanto, de uma ferramenta moderna com objetivo de facilitar o envio dos dados e informações por parte das empresas. O eSocial veio para substituir os antigos sistemas que emitiam tais obrigações e que geravam muitos erros e dores de cabeça.
Com isso, o eSocial consegue agilizar o dia a dia dos profissionais que tratam de questões trabalhistas dentro de suas empresas, proporcionando uma série de benefícios que destacaremos em seguida.
Quais são os benefícios da sua utilização?
O maior benefício do eSocial está ligado à utilização de um único sistema para fazer toda a comunicação entre empresas e órgãos de fiscalização trabalhista e fiscal. O ganho de produtividade é muito grande, tendo em vista que todos os dados são informados em apenas um lugar.
Outro ponto que deve ser destacado é o aprimoramento das informações previdenciárias e tributárias do trabalho. Isso traz vantagens tanto para a empresa, que tem mais facilidade em transmitir essas informações, quanto para os funcionários, que contam com um sistema 100% integrado e transparente.
Quem deve utilizar o eSocial?
Desde 2015, o uso do eSocial foi implementado como uma obrigatoriedade para o empregador doméstico. Em 2018, o que começou como uma ferramenta para beneficiar o trabalhador doméstico passou a ser gradualmente implementado em todas as empresas do Brasil.
Desde janeiro de 2018, todas as empresas que obtiveram um faturamento superior a R$ 78 milhões no ano de 2016 estão obrigadas a aderir ao eSocial. Inicialmente, esse prazo seria até junho de 2017, mas, como o sistema ainda estava em fase de elaboração, a data foi prorrogada.
Portanto, o prazo para início da obrigatoriedade para todas as empresas é janeiro de 2021, quando até empresas públicas deverão aderir. Essa obrigação atinge também as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, além dos Microempreendedores Individuais.
Portanto, mais do que saber o que é eSocial, é importante estar atento aos prazos. Assim, é preciso se adequar o quanto antes, pois, quando ele passar a ser obrigatório, certamente ocorrerão multas pelo seu não envio ou transmissão de dados incorretos.
Como fica o eSocial nas micro e pequenas empresas?
Com o novo sistema de repasse de dados, as micro e pequenas empresas têm sua vida simplificada ao prestar informações trabalhistas ao governo federal. Assim sendo, todo negócio com pelo menos um funcionário terá de adquirir um certificado digital para que os eventos criados pela plataforma tenham validade. Ou, em alternativa, adquirir um código de acesso online, como descreveremos mais à frente.
E para empresas do Simples Nacional?
Em janeiro de 2019, foi encerrado o prazo de adesão ao eSocial para a maioria das empresas optantes do Simples Nacional. Desde então, obrigações que eram cumpridas por plataformas dispersas passaram a integrar os chamados eventos, que nada mais são do que as informações transmitidas online pela plataforma.
Ou seja, quando você admite um empregado e informa ao governo essa admissão, está criando um evento. Assim funciona para tudo que sua empresa fizer no futuro. Depósitos a título de FGTS, comunicados de acidentes, férias e demissões: tudo deverá ser informado pelo ambiente eletrônico do eSocial.
O cronograma de implementação já está quase concluído para os optantes do Simples. Em abril, encerrou-se o prazo para as empresas que integram o Grupo 3 enviarem seus eventos não periódicos. Desse grupo, fazem parte empregadores e produtores rurais pessoa física e entidades sem fins lucrativos.
O que resta do cronograma de implantação do eSocial?
A propósito, esses empregadores precisam ficar atentos. Isso porque, a partir de outubro, a antiga Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP) começará a ser substituída nas contribuições previdenciárias.
Ainda, a partir de julho de 2020, passará a ser obrigatório o envio de eventos relativos à Saúde e Segurança do Trabalhador (SST). Essa é uma das principais novidades do eSocial, já que agora o cumprimento das normas de SST também passa a ser controlado pelo governo. Até então, as empresas não tinham um sistema pelo qual informassem esse tipo de ocorrência.
Encerrando o cronograma — se não houver novas prorrogações —, deverão aderir ao eSocial as empresas públicas e internacionais em janeiro de 2020. Contudo, elas serão obrigadas a enviar dados de trabalhadores somente a partir de janeiro de 2021.
Como acessar o eSocial?
Como destacamos anteriormente, você precisará de um certificado digital tipo A1 para ter acesso ao eSocial. Até MEIs deverão ter um, por isso, caso você ainda não seja portador, procure por uma Autoridade Certificadora (AC) integrante da ICP-Brasil. Entre as mais conhecidas estão a Serasa Experian e Caixa Econômica.
Na falta de um certificado, é possível acessar utilizando um código de acesso, que pode ser obtido na página de login do eSocial. Para MEI, empregador doméstico ou segurado especial, o acesso acontece pelo Módulo Simplificado. Já as outras empresas optantes do Simples devem acessar pelo Módulo Web Geral.
Você viu neste artigo o que é eSocial, conheceu suas vantagens, os prazos de implementação e como fazer para acessar o sistema. Se sua empresa faz parte do Grupo 3, ainda dá tempo de se informar para não errar quando for utilizar a nova plataforma. Fique atento, afinal, há penalidades e multas previstas para quem deixar de cumprir com os prazos estipulados.
E, se você ficou com alguma dúvida, deixe um comentário!
