Aprenda agora como fazer a organização de contas da sua empresa
A organização de contas de uma empresa é uma das principais estratégias para evitar multas e juros em decorrência de pagamentos não efetuados. Muitos negócios sofrem pelo fato de não controlarem esses elementos de forma correta.
Neste artigo, vamos mostrar a importância desse controle e organização, bem como algumas dicas para começar a aplicar em sua empresa. Acompanhe!
Qual a importância da organização de contas de uma empresa?
Geralmente, as empresas trabalham com orçamentos, ou seja, uma previsão de todas as receitas e gastos que ela terá em determinado período. Dessa forma, quando uma despesa não é paga, o trabalho de fixação e o de planejamento orçamentário vão por água abaixo.
Isso porque, quando esse fato ocorre, é necessário desembolsar uma quantia para o pagamento de juros e multas. Em alguns casos, esse montante pode não ser muito significativo, mas em muitos outros, esses valores podem arruinar a saúde financeira do seu negócio.
Isso se torna ainda mais prejudicial em empresas que trabalham com uma margem de lucro muito apertada, pois o pagamento adicional em contas atrasadas pode significar que em determinado período o negócio teve prejuízo.
Qual o papel do contador nessa organização?
O contador pode ajudar muito no processo de organização de contas, justamente por ter experiência com a tarefa. Esse profissional sabe exatamente sobre o que incide impostos e ajuda a separar as contas da maneira mais prática possível, facilitando o manuseio pelo empresário e a consulta em uma auditoria.
Além disso, ter alguém que entenda exatamente como funciona a legislação e que saiba como colocar os papéis de acordo com essas exigências pode fazer toda a diferença na administração da empresa.
Saiba como o contador pode ajudar de maneira prática na organização de documentos e os benefícios que esse profissional traz para a organização.
Análise de documentos da empresa
Os documentos da empresa possuem prazo, tanto de pagamento quanto de prestação de contas. Manter a conformidade dessas datas é importante para evitar problemas com a fiscalização e a cobrança de juros ou multa.
O contador, além de cuidar desses prazos, lida com as tarefas burocráticas, adequando ao que é exigido por lei. Assim, poupa tempo e preocupação do empresário, que passa a contar com um especialista para tratar essas questões.
Esse profissional analisa notas fiscais e contratos para averiguar se está tudo correto e também passar um panorama da situação financeira da empresa, resolvendo possíveis pendências que possam surgir e que ainda não foram detectados pelo empresário.
Ajuda para obter financiamentos
Com os documentos bem organizados e a produção de relatórios feita pela contabilidade, a empresa consegue financiamentos para cobrir investimentos de expansão ou até despesas inesperadas.
Na hora de ceder qualquer tipo de empréstimo ou carta de crédito, os bancos sempre analisam o histórico da empresa e todos os seus documentos. Por isso, é essencial que tudo esteja em ordem.
Auxílio com a gestão financeira
Justamente por organizar toda a documentação e lidar diretamente com os comprovantes, o contador é um braço direito na gestão financeira do negócio. Por meio de relatórios ele traduz essas informações ao empresário e ajuda na tomada de decisões.
O contador também tem a experiência necessária para organizar os diversos comprovantes de maneira a obter uma visão clara do andamento do negócio, relacionando as informações para uma noção exata do que deve ser mudado no financeiro da empresa.
Informações precisas
É natural que um empresário se perca no meio de tantos comprovantes e deixe passar alguns dados necessários para a compreensão do negócio. A ajuda de um contador faz com que o responsável pelo negócio tenha as informações com muito mais precisão, facilitando a administração como um todo.
Mais do que isso, quando for necessária alguma conferência, ele saberá exatamente onde achar esse dado.
Como fazer uma boa organização de contas?
Entendida a importância de ter uma boa organização de contas, vamos mostrar 3 dicas para fazer esse tipo de procedimento em sua empresa. São indicações simples e práticas, que podem ser aplicadas ainda hoje e os resultados serão consideráveis. Continue lendo!
1. Optar por pagamentos automáticos
Os pagamentos realizados por meio de débitos automáticos pelo banco são uma excelente saída para ter um controle de contas eficiente. No entanto, também é necessário realizar uma gestão bancária bem organizada.
Afinal, não adianta programar todos os vencimentos de um mês e simplesmente não ter saldo em sua conta bancária para que a liquidação seja efetivada.
2. Utilizar a tecnologia para fazer o controle
A tecnologia está cada vez mais presente no âmbito empresarial. Há quem diga que ela prejudica o crescimento das empresas, mas a verdade é exatamente o contrário. As ferramentas tecnológicas avançadas que temos hoje em dia facilitaram muito a gestão dos negócios.
A principal delas é a que faz o controle de pagamentos efetuados e contas a vencer. Com uma ferramenta desse tipo você retira uma grande responsabilidade das costas do seu gestor financeiro, que é lembrar-se das contas que precisam ser pagas naquele dia.
O sistema fará esse trabalho automaticamente e emitirá um alerta quando determinada conta não for paga.
3. Não misturar contas pessoais com as da empresa
Essa é uma dica antiga, mas que nunca deixará de ser mencionada. Se você é um gestor que leva suas contas pessoais para serem pagas com o dinheiro da empresa, pare agora mesmo! Você está colocando em risco toda a gestão de contas a pagar do seu negócio e ainda pode estar aumentando as chances de a organização tomar prejuízo.
Quando essa confusão entre gastos da empresa e proprietário acontece, a gestão do negócio fica bagunçada. Afinal, no orçamento não foi previsto que as contas particulares do gestor também seriam incluídas no cálculo.
Portanto, ao praticar esse tipo de ação, você pode fazer com que a receita gerada pelo seu negócio não seja suficiente para arcar com todas as despesas necessárias para a sua sustentação.
Por fim, a organização de contas a pagar é um processo que deve ser constantemente trabalhado, tanto pela gestão e administração do negócio quanto pelos colaboradores envolvidos.
Saber como lidar com as contas de uma empresa e ter um contador para ajudar no processo podem ajudar muito no crescimento dessa iniciativa, dando mais clareza e até mesmo apontando a necessidade de corte de gastos ou maiores investimentos.
Se você tem interesse em saber mais sobre como o dinheiro gasto com a empresa está retornando, vale a pena fazer o cálculo do ROI. Para saber exatamente o que é isso, confira o nosso artigo que explica o que é o retorno sobre investimento e como calculá-lo!
